Oświadczenie w związku z ustawą o ochronie
danych osobowych.
Oprogramowanie TurBo-Soft, a w szczególności następujące programy:
- TFK - system finansowo-księgowy
- TFX - system finansowo-księgowy
- TAE - system analiz ekonomicznych
- THD - fakturowanie z gospodarką magazynową
- TKB - kasa, bank, polecenia przelewu
- TKW - księgowość wspólnot
- TRR - rejestry rolnicze
- TRT - rozliczenie transportu
- TRZ - rejestr zakupów
- TSD - sprzedaż detaliczna
- TST - ewidencja środków trwałych
- TPO - przygotowanie ofert
przechowują informacje osobowe o osobach zatrudnionych
lub współpracujących, wyłącznie na potrzeby własne, dla opisu
w inwentaryzacji rozrachunków lub sygnatur dokumentów wymaganych
innymi ustawami, w tym ustawą o rachunkowości oraz ustawą o podatku
od towarów i usług.
Najczęściej są to:
- inicjały (sygnatury faktur),
- numeryczny wyróżnik operatora (sygnatury dokumentów księgowych),
- imię i nazwisko (w planie kont, w spisie osób odpowiedzialnych
lub upoważnionych),
- imię, nazwisko i adres (w planie kont),
- imię, nazwisko, adres i nip (w kartotece odbiorców),
- imię, nazwisko, adres, nip i numer dowodu osobistego w TRR.
Dane powyższe, nie stanowiąc ani kompleksowej informacji osobowej
ani kompletnej bazy, nie muszą podlegać specjalnym zasadom ochrony.
Wystarczą standardowe zasady ochrony danych księgowych w zakresie
zabezpieczenia ich przed:
- zniszczeniem (codzienna kopia),
- zniekształceniem spowodowanym awarią sprzętu lub systemu operacyjnego,
- zniekształceniem spowodowanym nieumyślną lub złośliwą ingerencją osób
trzecich,
- dostępem do nich przez osoby nieupoważnione (hasła dostępu
do komputerów),
- nieupoważnioną ingerencją osób upoważnionych w sposób niezgodny
z przepisami.
Reasumując, nie uruchamiałbym specjalnych procedur ochrony
w kontekście ustawy o ochronie danych osobowych, natomiast przygotowałbym
zasady ochrony danych w kontekście ustawy o rachunkowości. Zaznaczam,
że dyskietka nie jest wystarczającym zabezpieczeniem w rozumieniu w/w ustawy,
codzienne kopie w liczbie około 250-300 za bieżący rok księgowy
to 1/3 sukcesu, kopia na inny nośnik (drugi komputer, płyty CD) to drugi etap,
wyniesienie danych poza teren firmy (na półkę z dokumentami w domu prezesa
lub księgowej) minimum raz w miesiącu (w tygodniu) to - przy minimalnych
nakładach - w miarę pełne zabezpieczenie.